Todos nós temos a impressão de que o tempo ou passa rápido demais ou
demora muito a passar. São, logicamente, percepções psicológicas que temos,
diante de situações por que estamos passando. Mas, na verdade, todos sentimos
que nos falta tempo para realizar as coisas a que nos propomos ou temos desejo
de realizar. Em geral, portanto, as 24 horas não são suficientes para darmos
conta de tudo o que queremos fazer. Como resolver tal problema? A seguir,
apresento um resumo de dicas de especialistas para “evitar a procrastinação e
aumentar a produtividade”, conforme pode ser lido, com detalhes, na revista Dossiê
Superinteressante, de junho de 2018. (Ler este artigo vai lhe economizar muito
tempo: a Revista tem 65 páginas!)
A PERCEPÇÃO DA VELOCIDADE DO
TEMPO
Segundo alguns pesquisadores, a
percepção da velocidade com que o tempo passou dependerá de situações
rotineiras ou situações inovadoras que tenham sido vividas. Em retrospectiva, a
sensação será:
Uma
semana de atividades rotineiras è
o tempo passou muito rápido!
Uma
semana de atividades inovadoras è
o tempo passou muito devagar!
Conclui-se que a rotina
comprime o tempo passado: o tempo passou rápido, porque não se fez nada de
diferente! Rompendo-se a rotina, com atividades variadas e diferentes
(inovadoras), estende-se o tempo passado: o tempo passou lentamente, porque se fez muita coisa naquele período de tempo! A antirrotina estende o tempo
passado.
Dois exemplos
básicos:
Para
sobreviventes do Holocausto, o tempo lá vivido, ao olhar para trás, passou
rapidamente (rotina: dias iguais...). Mas durante aquele tempo, a impressão é
de que o tempo não passava...
Para
os que gozaram férias de uma semana, o tempo lá vivido, ao olhar para trás, passou
muito lentamente (demorou a passar). Mas durante aquele tempo, a impressão é de
que o tempo passou muito rápido...
São situações, exatamente,
inversas! Portanto, pode-se concluir que o segredo para alongar o tempo é
superar a rotina, procurando viver a antirrotina!
ALGUMAS DICAS, PARA COMEÇAR
Há várias dicas e sugestões que
os especialistas dão para se dominar e controlar o tempo disponível. Qualquer
uma delas pode ser adotada. Elas se complementam, se reforçam ou são
independentes umas das outras. Ou, a partir delas, faça seu plano de domínio do
tempo!
(1)
As tarefas são “importantes e urgentes” e “importantes e não urgentes”: listá-las de forma a que se encaixem,
durante o dia, para que todas sejam feitas. “Bote as primeiras coisas
primeiro”: acostumar-se a priorizar as atividades. Critério: o que é
valioso e verdadeiramente importante na sua vida! Com base neste critério, são
feitas as priorizações e as listas de tarefas. [SI: p.14-15]
(2)
Nosso cérebro costuma ficar atulhado de informações: liberar espaço torna-se muito importante! Anotar, analisar,
organizar, refletir e fazer: sequência para liberar o espaço mental. Ao
organizar, hierarquizar (ver Critério, acima) e decidir: fazer (se for rápida a tarefa), delegar, adiar ou jogar fora! Isto
mesmo! Jogar fora tarefas não verdadeiramente importantes; – o que é valioso na
sua vida?... [SI: p. 16]
(3)
Considere tarefas “circunstanciais”,
além das “importantes e urgentes” e “importantes e não urgentes”: são aquelas que não são nem importantes nem
urgentes. Para isto, sugere-se um software
disponível em https://neotriad.com/planos
(escolha o plano pessoal). Neste
software, sugere-se: um planejamento “semanal” é mais eficaz que um
planejamento “diário”; e começar pelas
tarefas mais rápidas e fáceis é mais produtivo! [SI: p. 17]
(4)
Considere ainda a pergunta: “o que fazer hoje para tornar o dia de amanhã
melhor e mais eficiente?”. A questão aqui é “criar” tempo, liberando tempo na
agenda: automatizar algumas tarefas
(por exemplo: contas no débito automático); delegar tarefas, se possível; avaliar
se é realmente necessária ou se pode ser
eliminada (jogada fora!); adiar
alguma tarefa, se possível: uma procrastinação positiva – pois adiante, ela
pode não mais ser necessária... [SI: p. 18]
(5)
Use marcadores para sinalizar as tarefas
do dia, do mês e do semestre: uma bolinha, um ponto, um travessão. É a
sugestão do site https://bulletjournal.com:
usar um “Bullet Journal” ou “Quadro de Marcadores”, em tradução livre, para
organizar tudo: metas, desejos, ideias, tarefas, eventos, notas, etc. É um
método analógico: usa um caderno ou equivalente! Há um vídeo e muitas
orientações no site indicado. [SI: p. 19]
(6)
Divida as tarefas, especialmente as mais
longas, em pedaços: trabalhe em cada pedaço como um sprint (acelerada, disparada), focando no pedaço pelo período
escolhido. Pode-se trabalhar, por exemplo, em sprints de uma semana. A
cada pedaço pronto (mesmo se imperfeito) tem-se a impressão de progresso, de avanço, em menos tempo.
Exemplo: para escrever um livro, faça sprints
de capítulos; se for um idioma, faça sprints
de uma lição ou um bloco. O período escolhido – diário, semanal, ou outro
qualquer – deve ser avaliado após cada sprint,
e modificado, se necessário. [SI: p. 21]
AUMENTANDO A EFICÁCIA DA
APRENDIZAGEM
Normalmente, nossas tarefas
passam por aprendizagem, particularmente por meio de leitura. Os especialistas
indicam, então, em investir na leitura
dinâmica: técnica que permite passar-se das 250-300 palavras por minuto
(com compreensão de pelo menos 80%) para cerca de 450 palavras por minuto, o
que economizaria ao leitor mais rápido cerca de 15 min a cada hora de
estudo/leitura. O aplicativo SPRITZ (spritzinc.com), para smartphones, ajuda no
exercício pelo método de apresentação na tela de uma palavra por vez, na
velocidade escolhida pelo usuário. [SI: p. 22-27]
MAIS SAÚDE, MAIS PRODUTIVIDADE
Estresse e falta de sono são
vilões da saúde e da produtividade. Superar a procrastinação – que é o
adiamento de atividades chatas e banais para ficar com as que dão prazer no
curto prazo (= dopamina na cabeça!) –
pode, também, muito contribuir para melhorar a produtividade. Para superar a
procrastinação
(a)
Descubra a causa: pode ser TOC (transtorno obsessivo-compulsivo)
ou TDAH (transtorno do déficit de atenção com hiperatividade) – tratar!
(b)
Conte de 5 para 1: diante de uma tarefa difícil
(ir para a academia): 5) pense na academia; (4) olhe em volta; (3) respire; (2)
levante-se; (1) vá para a academia.
(c)
Divida uma tarefa em tarefinhas: leia duas
páginas por dia, em vez de se obrigar a ler muito tempo; de grão em grão...
(d)
Crie recompensas significativas: se for cumprida
uma tarefa, dê-se um presente – umas horas de filmes, por exemplo.
Superar os maus hábitos e adotar
novos bons hábitos é mais um fator de aumento da saúde e da produtividade. Os
maus hábitos nascem por uma noção negativa de que as pessoas têm de si mesmas.
Mudar essa visão, por uma visão mais positiva ajudará na mudança de hábitos.
Para esta acontecer, os entendidos sugerem, por exemplo, para reduzir as horas
perdidas no smartphone
(i)
Identifique o loop (infinito) do mau hábito: o
que o leva a tal perda de tempo?
(ii) Descubra
o gatilho (automatismo que dispara o mau hábito): o que despertou o desejo de
abrir o WhatsApp?
(iii) Teste uma nova recompensa: leia algo
prazeroso; ligue para alguém que há muito deseja; ou resolva aquela pendência
que não sai da cabeça;
(iv) Faça um plano: o que funcionou mais (das novas
recompensas acima)? Adote esse novo bom hábito; veja quanto já foi reduzido de
seu tempo perdido.
ISTO NÃO É PERDA DE TEMPO
Algumas atividades humanas
necessárias, no dia a dia, não são perda de tempo! Por isso, os especialistas
alertam para não se querer economizar tempo em [SI: p. 40-45]:
Sono: pelo menos 7 horas por dia são
necessárias para um adulto! Menos que isto, cumulativamente, leva à perda de
produtividade pela falta de atenção e problemas de saúde durante o dia, no
trabalho. Para evitar a insônia pelo uso noturno do smartphone, recomenda-se um
app: procure por “filtro de luz
azul”.
Atividade física: gera saúde e aumenta
a disposição para encarar a rotina do trabalho, e para turbinar a agenda. Além
disso, melhora o raciocínio, a aprendizagem e a capacidade de tomada de
decisões. Os exercícios aeróbicos são os mais indicados.
Meditação: chamado, aqui no Ocidente,
de mindfulness (atenção plena), esta
prática, consiste em redirecionar a atenção sempre que se esteja divagando,
levando a mente para um foco de atenção: a respiração, um mantra, sons ao
redor, ou o toque da pele na cadeira. Esse exercício ajuda a controlar a
atenção e reduz a ansiedade.
Ficar à toa: o devaneio ajuda no
equilíbrio mental e estimula a criatividade, conforme testes psíquicos
demonstraram. Portanto, ficar à toa, por alguns momentos, não deve ser fonte de
ansiedade ou de sentimentos de culpa: faz parte da vida, é positivo!
Comer devagar: não se deve tentar
economizar tempo na hora do almoço ou do lanche. Há formas de se gastar menos
tempo – racionalmente –: preparar várias refeições para a semana ou usar
receitas básicas que se possam metamorfosear em pratos diferentes. Um almoço
lento, durante o expediente, ajuda descansar a cabeça – e contribui para a
melhor produtividade.
MENOS É MAIS
Adotar a cultura minimalista
que surgiu no final da Segunda Grande Guerra e visa a simplificar,
desapegar-se, comprar menos, etc. Sugere-se o site theminimalists.com (em inglês). Para o aumento da produtividade,
esses conceitos minimalistas são muito convenientes. Alguns exemplos
Usar
o mesmo tipo de roupa todo dia (supera a indecisão sobre o que vestir). Steve
Jobs (fundador da Apple) costumava vestir-se, sempre, com blusa de gola preta
combinada com jeans. Mark Zuckerberg (dono do Facebook) tem cerca de 20
camisetas de cor cinza.
Esvaziar
gavetas e armários, doar livros já lidos. Critério: identificar o que é
importante; eliminar o resto...
Fazer
muitas coisas inclui, certamente, coisas desnecessárias: sobrecarga e estresse
são o resultado.
Simplifique
a casa. Segundo Marie Kondo (a guru da arrumação radical), alguns passos para simplificação e arrumação da casa:
(a)
Cerque-se de suas coisas favoritas: a vida flui
melhor.
(b)
Presentes não precisam ser guardados: já
cumpriram seu papel no momento em que foram dados. (Idem para: cartões, contas
e papeis avulsos.)
(c)
Só duas categorias de papelada: urgente e
arquivo (a ser usado no futuro).
(d)
Supérfluo vai para o lixo: o resto ganha vida
nova!
(e)
Quando cada coisa tem seu lugar, nunca se perde
mais nada.
(f)
Use apenas boas peças em casa: elimine a “roupa
de casa”.
Simplifique no
trabalho. Segundo os especialistas:
(g)
Diminua o caminho da informação que chega: um único
e-mail. E meia hora de atenção total por dia (incluindo as redes sociais:
WhatsApp, etc.).
(h)
Faça uma única lista de tarefas e lembretes:
defina quando realizar as mais importantes e tente diminui-la.
(i)
Foque apenas no que está à frente e ajuste um timer: o minimalismo não é
multitarefa...
(j)
Adquira livros somente se for para lê-los, de
fato! (Vale para a casa.)
11 APPs PARA GANHAR TEMPO
Usar a tecnologia a favor da
produtividade é uma outra e última sugestão dos entendidos. Para tal, sugerem-se
os seguintes aplicativos para smartphones: [SI:
p. 60-61]:
(1)
Ubook (ubook.com): um Netflix sonoro.
(2)
Spritz (spritzinc.co): exercício de leitura
dinâmica.
(3)
Pocket (getpocket.com): salva textos e links
para ler depois.
(4)
Wally (wally.me): organiza as despesas de um
jeito simples.
(5)
Zoom (zoom.com.br): economiza perda de tempo na
pesquisa do melhor preço.
(6)
Asana (app.asana.com): organiza qualquer tarefa por
meio de projetos.
(7)
Trello (trello.com): agenda virtual, compartilhável
de forma rápida.
(8)
Google Keep (google.com.br/keep): bloco de notas
digital (dá para gravar áudio).
(9)
Qualitytime (qualitytimeapp.com): para desligar
o celular – mostra o tempo gasto com ele.
(10) Camscanner (en.ccint.compersonal-camscanner):
celular vira scanner (com OCR).
(11) Pomodoro (Pomodoro Timer; Pomodrone
[iOs]): divide a jornada em intervalos de 25 min.
POR MAIS ÓCIO NO SOFÁ
Para melhorar, ainda mais, a
economia de tempo com as atividades domésticas – e sobrar mais tempo para o
ócio (já visto como positivo!) – sugerem-se as várias dicas que podem ser encontradas
com facilidade por pesquisa rápida na internet
(a)
Casa mais organizada: como dobrar camisas e lençol
de elástico.
(b)
Cerveja gelada em 3 minutos.
(c)
Lavar a louça mais rápido.
(d)
Descongelar alimentos.
(e)
Procurar objetos pequenos.
(f)
Desentupir a pia.
(g)
Receitas de emergência.
(h)
Como dormir mais rápido e melhor.
CONCLUSÃO
Para controlar-se melhor o tempo
disponível, tanto pessoalmente como na empresa, há muitas técnicas e dicas (nem
todas com base cientifica) que podem ajudar muito no aumento da produtividade.
Acima foram citadas, em resumo, as várias dicas e orientações publicadas na
Revista Dossiê Superinteressante (junho/2018). Adotar umas ou outras das
sugestões, certamente, haverá de contribuir para o aumento da produtividade. A
escolha é pessoal e as sugestões podem ser combinadas, independentemente da
fonte particular. Em geral, não se contrapõem nem se confrontam, mas têm muitas
bases (empíricas) em comum.
Uilso Aragono (Jan. de 2019)
